5º Passo: a envolvente externa e o estudo de
mercado:
A envolvente externa corresponde a um
conjunto de elementos que o futuro empresário não pode matriciar nem controlar.
Do conjunto de fatores não diretamente
controláveis fazem parte, os futuros clientes, os fornecedores, as empresas
concorrentes, os prescritores, os banqueiros, as instituições e ainda as leis,
regulamentos e costumes relativos à atividade que pretende desenvolver.
Reunindo todas as informações
disponíveis sobre a envolvente externa, o futuro empresário estará em muito
melhores condições de avaliar a viabilidade do seu projeto, tomando, também,
consciência dos inúmeros fatores que podem condicionar o sucesso do seu
empreendimento.
A exploração da envolvente externa:
O conhecimento e exploração dos fatores
externos ao projeto devem ser orientados por um conjunto de atitudes que
permitam ao potencial empresário concretizar, modificar ou, num caso extremo,
abandonar o projeto que tem em mente.
De entre esse leque de atitudes
salientam-se, a oportunidade, a objetividade, a seletividade, a curiosidade, a
abertura de espírito, a prudência, o rigor e a perseverança.
A técnica de
exploração da envolvente externa:
A exploração da envolvente externa é,
fundamentalmente, uma técnica baseada na recolha, seleção, tratamento e
validação de informações várias.
A condução deste processo pode ser feita
realizando o seguinte percurso:
1. Predefinição do projeto com um razoável
grau de precisão, indicando:
2. Listagem das questões relacionadas com o projeto relativamente às quais se
torna necessário encontrar resposta e dos locais (fontes) prováveis de obtenção
das informações correspondentes.
3. Auscultação do sector onde o futuro empresário pensa vir a exercer a sua atividade.
4. Obtenção de dados "quantificados" (e outros de interesse para o projeto)
5. Recolha de outra informação relevante de carácter "não
quantitativo"
6. Realização de um inquérito informal, direto ou indireto, sobre os
concorrentes.
7. Estudo da clientela potencial
O estudo de
mercado:
O estudo de mercado, para além do estudo
documental, compõe-se, basicamente de duas análises parcelares: o Estudo dos
Consumidores e o Estudo da Concorrência havendo, em qualquer destes que
realizar sempre uma análise quantitativa e uma análise qualitativa.
ESQUEMA BASE
DE UM ESTUDO DE MERCADO:
Estudo documental:
Deve permitir reunir informação já
disponível sobre um dado aspeto (estado de consumo ou de utilização de um produto
ou serviço) e sendo as fontes múltiplas é imprescindível prestar atenção à data
dos dados obtidos, registar as fontes e comparar a informação (cruzamento de
dados), com o objetivo de testar a sua fiabilidade.
Análise qualitativa:
Constitui a primeira etapa de pesquisa direta
de informação pelo recurso à entrevista junto de potenciais clientes e consiste
na obtenção de informação rica em qualidade. Tendo por base uma amostra
restrita de pessoas. Conhecer os motivos que levam um consumidor a comprar ou
não um produto permitirá a adaptação do produto que se pretende lançar no
mercado às exigências, gostos e tendências dos potenciais clientes.
Análise quantitativa:
Corresponde ao inquérito por
questionário, sendo uma sondagem que se poderá fazer a uma parte dos clientes,
extrapolando, posteriormente, os elementos recolhidos. Convém referir que,
tanto a entrevista como a sondagem implicam o domínio de técnicas e a
verificação de regras que normalmente não cabem na esfera de competências do
futuro empresário.
Estudo dos consumidores:
ANÁLISE QUANTITATIVA;
1. Definição dos consumidores – número de consumidores por categoria
2. Definição do mercado
3. Definição do nível dos preços
4. Definição das condições de venda
5. Definição dos canais de distribuição e dos pontos de venda
ANÁLISE QUALITATIVA;
1. Definição dos objetivos e motivações de compra
2. Comportamento dos consumidores perante a compra
3. Definição da forma como decidem comprar
4. Hábitos de consumo
Estudo da concorrência:
ANÁLISE QUANTITATIVA;
1. Definição da concorrência
2. Inventariação dos produtos concorrentes
3. Quotas de mercado que detêm
4. Canais de distribuição que utilizam, condições de venda que praticam e ações
promocionais que desenvolvem
5. Potencial de distribuição
ANÁLISE QUALITATIVA;
1. Características dos produtos da concorrência
2. Adequação destes produtos às necessidades e desejos dos consumidores
3. Pontos fortes e fracos desses produtos
4. Verificação dos aspetos psicológicos, favoráveis e desfavoráveis, que a
marca transmite aos consumidores
5. Análise do comportamento dos concorrentes para motivarem a compra dos
seus produtos.
A recolha da informação, que integra o
estudo de mercado, deve ser objeto de análise e permitir ao empresário tomar
decisões, com um mínimo de risco, sobre:
- as características que os produtos ou serviços
devem possuir para serem bem aceites pelos consumidores;
- e, sobre a política de marketing que a empresa
deve implementar, para atingir, eficazmente, aqueles consumidores.
A envolvente sectorial externa:
A envolvente sectorial externa
representa tudo aquilo que pode influenciar ou produzir alterações no sector de
atividade onde se pretende entrar.
Corresponde no fundo às grandes
tendências e movimentos capazes de produzir efeitos, a curto prazo, no sector,
designadamente:
1. A
demografia e os movimentos da população;
2. As finanças,
3. Os estilos de vida;
4. A tecnologia e a inovação;
5. A legislação e as regulamentações.
6º Passo: a política comercial:
A política comercial de uma empresa deve
enquadrar não só aspetos relacionados com as vendas (estratégia de marketing e
bases de ação comercial), mas também a estratégia de compras.
O estudo de mercado deverá constituir um
instrumento que permita ao futuro empresário estruturar a sua política
comercial, nas seguintes vertentes:
1. Definição da estratégia de marketing,
o que se traduz, resumidamente, na escolha de um ou de vários cenários que
corresponderão a binómios produto / mercado ou serviço / mercado que garantam,
à partida, condições de competitividade à empresa;
2. Definição das bases da ação comercial
da empresa, o que implica o desenvolvimento das seguintes estratégias
parcelares:
- Identificação precisa dos produtos ou serviços a
comercializar, as respetivas características, as vantagens comparativas e
os serviços que, eventualmente, lhes estão associados;
- Fixação de preços e de condições de venda que
permitam atingir os objetivos estabelecidos em matéria de volume de vendas
e de rentabilidade;
- Escolha dos circuitos de distribuição, ou seja,
dos processos através dos quais os produtos ou os serviços serão postos à
disposição dos clientes;
- Determinação da "imagem" da empresa e
dos produtos ou serviços, que abrange aspetos como o nome da empresa, a
publicidade, etc.;
- Preparação dos meios de negociação direta, do
processo de prospeção e do estabelecimento de uma "força de vendas”;
- Determinação de um volume de negócios
previsional, de acordo com o(s) cenário(o) escolhido(o).
Estratégia da
abordagem do mercado:
Quaisquer que sejam os objetivos da
empresa, é difícil atingi-los todos ao mesmo tempo. A atitude estratégica
prende-se com um faseamento planeado que permita a consolidação da empresa numa
ótica de mercado.
Assim, numa
primeira fase, a que poderemos chamar de “arranque” da empresa, um dos objetivos
é o crescimento do negócio, a par da rentabilidade e estabilidade da empresa.
Para atingir estes objetivos, e tendo
por base a observação do mercado-alvo da empresa, torna-se imperativa a escolha
do conjunto produto/mercado, mais adaptado. Trata-se, portanto, de analisar as
diferentes categorias de clientes – os segmentos de mercado – quer sejam
pessoas, empresas ou organismos, agrupando-os segundo as suas características
fundamentais, nomeadamente idade, género, atividade, categoria sociocultural,
hábitos, níveis de rendimento, etc., no caso de segmentos de mercado
constituídos por pessoas
Quando os segmentos de mercado são
constituídos por empresas ou organismos, a análise deve ter em conta o sector
de atividade, o número de empregados, a localização, o estatuto jurídico, etc..
Em qualquer dos casos, uma tarefa de
grande importância é reunir os potenciais clientes da empresa em grupos
homogéneos, fazendo-lhes corresponder diferentes categorias de produtos ou de
serviços que a empresa está (ou poderá vir a estar) em condições de produzir ou
de prestar.
No entanto, a escolha dependerá ainda:
- Do conhecimento que o empresário tem das
diferentes categorias de clientes;
- Do peso da concorrência no sector;
- Da coerência entre o empresário e o projeto;
- Dos volumes de investimento a realizar em cada um
dos casos e do período de tempo necessário para o recuperar;
- E, de uma repartição de riscos que permita a
recuperação num ou em dois segmentos caso um terceiro seja mais difícil.
Esta tentativa de adequação da atividade
da empresa ao mercado pode permitir, ao potencial empresário, caso se revele
necessário, repensar a definição dos seus produtos ou dos seus serviços.
As bases da ação
comercial da empresa:
O produto ou o serviço, o preço, a
distribuição, a comunicação e a força de vendas constituem aquilo a que,
vulgarmente, se chama de "Marketing-Mix", sendo estes cinco elementos
a base da ação comercial da empresa.
O produto ou serviço:
Se não se trata de um produto ou de um
serviço novo, a sua diferenciação relativamente aos concorrentes poderá ser
conseguida acrescentando "algo" que o torne específico. Este “algo”
pode ser resultante de uma ação direta sobre o produto, ou resultar de um
serviço que se lhe associa e que o torna diferente ou preferido aos olhos do
cliente.
Dado que a procura é hoje extremamente
volátil, reagindo quase instantaneamente à oferta, não é estrategicamente
aconselhável aguardar pelo declínio das vendas para a introdução de alterações
nos produtos ou nos serviços de modo a renová-los sistematicamente.
A inovação constante dos produtos e dos
serviços é uma das condições de sucesso das novas empresas.
O preço:
Um "bom" preço de venda
unitário é uma primeira condição da rentabilidade e da competitividade da nova
empresa.
Neste âmbito, são necessárias três
estimativas, relativamente:
1. Ao custo de produção (ou de
aquisição, no caso de atividade comercial);
2. Ao preço de mercado (preço praticado pela concorrência);
3. Ao preço psicológico (aquele que os consumidores consideram razoável).
A
distribuição:
Os canais de distribuição correspondem
aos processos disponíveis que permitem à nova empresa colocar os seus produtos
ou os seus serviços em contacto com os seus clientes. A escolha de um
determinado circuito de distribuição deverá ser objeto de reflexão, tendo em
conta as características tanto dos bens como dos segmentos de mercado.
Quando se trata de uma empresa com
estabelecimento aberto ao público é,
Igualmente, importante ter em conta os aspetos relacionados com a estrutura
desse espaço, com a apresentação dos produtos, com a decoração, com a
circulação dos clientes no interior do estabelecimento e ainda com a opção
entre venda tradicional com assistência ou conselho dos vendedores e o self-service.
A comunicação:
Os clientes da empresa deverão ser o
público-alvo da comunicação, nomeadamente, no que respeita à publicidade.
Esta noção é fundamental e terá,
necessariamente de condicionar, tanto a estrutura da própria mensagem, como o
suporte a utilizar para a fazer chegar aos destinatários.
Para que a comunicação seja eficaz há
que conhecer os aspetos quantitativos e qualitativos do segmento de mercado da
empresa.
Depois de determinados os destinatários
é necessário definir a mensagem a transmitir a qual deverá salientar as
vantagens que os consumidores podem ter se a escolha recair sobre os produtos
ou os serviços da nova empresa.
Os suportes publicitários podem ser
agrupados podem ser agrupados em duas categorias:
- Os que permitem atingir um número muito elevado
de destinatários e onde se inclui a imprensa, a afixação de cartazes, a
televisão e a rádio;
- Os que sendo mais seletivos, permitem uma maior
aproximação aos potenciais clientes e que integram aquilo que geralmente
se designa por publicidade direta (telemarketing, mailing e distribuição
de prospetos porta a porta).
A estes dois tipos de suporte podem
juntar-se outros veículos de comunicação, de que são exemplo, a publicidade no
local de venda, a publicidade em brindes, a participação em feiras e exposições
e as relações públicas.
A força de
vendas:
A força de vendas, entendendo-se como
tal o conjunto dos vendedores de uma empresa, constitui o contacto mais normal
entre esta e o cliente.
Nesta perspetiva a sua atuação é
primordial para a criação junto do mercado de uma imagem de marca (do produto e
da empresa), contribuindo decisivamente para a fidelização do cliente.
À força de vendas não compete apenas a
função de venda, mas também a função de ligação entre a empresa e os clientes,
transmitindo a estes informações sobre a empresa, sobre os produtos ou os
serviços disponibilizados por esta e à empresa o "feedback" do seu
contacto com o mercado.
Avaliação do
Volume de Vendas:
A avaliação das vendas e da sua
progressão é uma tarefa difícil mas essencial uma vez que as diferenças entre
as previsões e as vendas efetivamente realizadas podem constituir a causa de
graves problemas financeiros para a nova empresa.
Entre os métodos existentes para efetuar
esta avaliação apontam-se os seguintes:
- As encomendas firmadas e as entradas de dinheiro
correspondentes;
- As negociações em curso, associadas às
estimativas de concretização;
- A transposição para a empresa dos resultados
previsionais de vendas do projeto, se os contactos prévios com os clientes
os confirmam.
- A utilização de rácios de vendas existentes para
certas atividades e certos sectores;
- A comparação com o volume de vendas de empresas
semelhantes, tendo sempre em conta as especificidades existentes;
- A extrapolação, cautelosa, dos resultados de uma
amostra da clientela real para a clientela potencial.
A Promoção
das Vendas:
Para além da baixa de preços,
expediente, em regra, utilizado para promover as vendas através da compra
imediata, existem outras técnicas que poderemos enquadrar em três categorias:
As promoções
destinadas aos clientes - que se destinam:
- A incitar os clientes a experimentar um novo
produto ou um novo serviço;
- A provocar a compra em maiores quantidades;
- A promover a mudança de marca;
- A fidelizar os clientes e a aumentar as relações
com eles;
- A contrariar uma ação promocional dos
concorrentes.
Promoções
destinadas aos distribuidores:
Visam obter destes uma maior cooperação
no desenvolvimento da estratégia comercial da empresa e geralmente consistem:
- Na oferta de brindes, de descontos ou de
facilidades de pagamento;
- No estímulo ao aumento de vendas de determinado
produto pondo à disposição dos distribuidores material publicitário ou de
animação do estabelecimento.
Promoções
destinadas aos representantes e aos vendedores:
Tendo igualmente como objetivo aumentar
o empenhamento destes agentes no crescimento das vendas, é um tipo de promoções
que recorre a técnicas que vão desde a oferta de prémios de fim de ano e de
viagens, até à realização de concursos, recompensando os que obtiveram melhores
resultados e incitando os outros a procedimentos idênticos.
A estratégia
de compras:
Não obstante a relevância do aspeto
"mercado de clientes", a política comercial da empresa deve,
igualmente, incluir um conjunto de preocupações e estratégias relativas ao
"mercado dos fornecedores".
Esta estratégia deve ter como linhas
orientadoras a procura e avaliação dos potenciais fornecedores permitindo ao
empresário traçar um quadro favorável à empresa em termos de fornecimentos
alternativos, de condições de pagamento, de preços, de prazos de entrega, de
qualidade e de especificações técnicas.
Com efeito, os fornecedores da nova
empresa são, na maioria dos casos, os fornecedores da concorrência e
desenvolvem um certo marketing de venda.
A política comercial da nova empresa
deverá, então, integrar uma vertente estratégica que poderemos chamar de
"marketing de compra".
Esta ação deve ser definida por forma a
dotar a empresa de um confortável nível de poder negocial e de um bom
relacionamento com os fornecedores.
Estas
situações devem conferir à empresa a qualidade de cliente preferencial e
permitir negociar protocolos de colaboração capazes de determinar sinergias e
de solucionar problemas emergentes da atividade da empresa, mesmo em fase de
arranque.
7º Passo: os meios financeiros, materiais e humanos:
A concretização de um projeto de criação
de empresa tendo por base as opções estratégicas feitas, em termos de produto
ou de serviço, de mercado e também de dimensão do empreendimento, implica a
reunião de um importante conjunto de meios.
Sendo a insuficiência qualitativa e
quantitativa de meios uma das principais causas de insucesso das empresas
nascentes, o futuro empresário deve ser rigoroso na avaliação das suas
necessidades.
Se se verificar um desvio entre os meios
necessários para a realização do projeto e aqueles que efetivamente estão
disponíveis, haverá que optar por um projeto menos ambicioso ou, em
alternativa, procurar encontrar financiamentos suplementares.
Os meios
humanos:
Num primeiro tempo, coincidente com a
fase inicial do processo de criação de uma empresa, a força de trabalho
existente é a do próprio empresário, eventualmente apoiado por um número
reduzido de pessoas.
A diversidade e complexidade de tarefas
inerentes à consolidação da empresa depressa o farão aperceber-se da
necessidade de constituição de uma equipa, quer pela via da constituição de uma
sociedade, quer pelo recurso a colaboradores.
Nesta perspetiva de trabalho em equipa,
há alguns aspetos que vale a pena referir.
Os sócios:
Dirigir uma empresa implica a existência
de um conjunto de conhecimentos e de competências que raramente se encontram
numa única pessoa. Daí o interesse de que se reveste a associação com pessoas
que, possuindo competências complementares das do mentor do projeto, assegurem
a gestão das diversas áreas funcionais da empresa.
Qualquer que seja a proveniência das
pessoas dispostas a associar-se (família, círculo de amigos ou outras) existe
um conjunto de condições prévias que devem ser verificadas para que essa
associação resulte e seja duradoura, podendo-se, à partida, enunciar as
seguintes:
- Existir entre os associados uma confiança total,
traduzida em relações profissionais francas e autênticas;
- Existir respeito mútuo e reconhecimento das
competências específicas;
- Existir consenso quanto aos objetivos a atingir,
precisando-os desde o início;
- Repartir as tarefas de acordo com as capacidades
de cada um e de tal modo que todas as funções da empresa fiquem
asseguradas.
Recurso a
colaboradores:
Em grande parte dos casos de criação de
empresas surgem inúmeras tarefas que não poderão ser, exclusivamente,
desempenhadas pelos associados verificando-se, consequentemente, a necessidade
de contratar pessoal.
Sendo as qualidades e capacidades ao
pessoal ao serviço de uma empresa um dos seus pontos fortes, o ato de recrutamento
e contratação de colaboradores é uma das tarefas mais importantes do empresário
ou gestor e requer alguma preparação e alguns cuidados especiais.
Assim, deve-se definir com precisão o
posto de trabalho, pormenorizando as tarefas e as responsabilidades e,
sobretudo, fixando as missões que o futuro empregado deve cumprir e os objetivos
a atingir.
Este conjunto de informações permitirá
desenhar o perfil ideal do candidato a empregar devendo-se, em seguida,
procurar as pessoas que correspondam ou mais se aproximem desse perfil,
recorrendo, eventualmente, aos serviços de empresas ou entidades
especializadas. Cabe aqui uma referência ao papel social que a empresa pode
desempenhar já nesta fase.
Os meios
financeiros:
Tomada a decisão de criar uma nova
empresa, é imprescindível definir com o máximo rigor e, também, com alguma
margem de segurança as somas necessárias para a concretização dos objetivos
previstos e encontrar
as respetivas fontes de financiamento, ou seja vai ser necessário elaborar um
Plano de Investimento e um Plano de Financiamento.
O plano de
investimento:
Para facilitar a tarefa de elaboração do
plano de investimento, o texto seguinte chama a tenção para alguns aspetos
relevantes nesta área e sugere algumas pistas.
O montante de investimento necessário
corresponde, de uma forma simplificada, ao somatório das seguintes despesas:
- Despesas de investimento em capital fixo
corpóreo;
- Despesas de investimento em capital fixo incorpóreo
e despesas plurianuais;
- Fundo de maneio;
- Imprevistos.
Cálculo das
imobilizações corpóreas:
Os terrenos, os edifícios, as máquinas,
os equipamentos de produção e administrativos, o material de transporte, os
seguros, o IVA e, eventualmente, as taxas aduaneiras, constituem elementos
corpóreos, indispensáveis ao arranque e funcionamento normal da empresa, que
acarretam necessariamente despesas de investimento.
O cálculo do montante respetivo, poderá
ser obtido, com alguma segurança, listando, exaustivamente, todos os elementos
que integram o ativo fixo corpóreo da futura empresa, pedindo orçamentos aos
fornecedores (relativamente a investimentos em que tal se justifique) e fazendo
um cálculo aproximado para as restantes despesas.
Cálculo das
imobilizações incorpóreas e despesas plurianuais:
Integram-se aqui as despesas relativas à
constituição da empresa (elaboração de estatutos, declarações, registos e
publicações) e ainda as correspondentes a trespasses, propriedade industrial e
outros direitos, estudos e projetos, despesas de arranque e ensaio,
recrutamento, formação de pessoal e publicidade.
As despesas plurianuais decorrem, numa
primeira instância, das despesas de coordenação e de fiscalização do projeto,
mas também da obrigatoriedade de pagamento de juros e de amortização dos
empréstimos contratados.
Cálculo do
fundo de maneio:
O fundo de maneio, por seu lado,
corresponde ao montante necessário para assegurar a atividade normal da empresa
e destina-se à cobertura financeira dos seguintes elementos:
1. Reserva de segurança de
tesouraria;
2. Crédito normal a conceder aos clientes;
3. Stocks normais de matérias-primas, subsidiárias e de embalagens;
4. Stocks normais de produtos acabados, semiacabados, em vias de fabrico.
Ao montante obtido com o somatório
destas despesas haverá que deduzir os créditos normais a obter junto dos
fornecedores.
A importância da previsão das
necessidades em fundo de maneio justifica-se pelo facto de a empresa, mesmo
antes de iniciar a venda dos produtos ou dos serviços ter de constituir stocks
mínimos e de, após iniciada a atividade, existir um lapso de tempo entre a
venda e a correspondente entrada de dinheiro.
Em contrapartida, a empresa vai
beneficiar de um prazo para o pagamento aos seus fornecedores, o que se traduz
numa redução do montante das necessidades de fundo de maneio.
Imprevistos:
Independentemente do rigor do cálculo
das rubricas anteriores, situações não previstas inicialmente, podem alterar o
montante global das necessidades de investimento.
Estas situações prendem-se com desvios
qualitativos do projeto decorrentes de deficiências registadas nos projetos de
construção civil, na instalação, na implantação dos equipamentos, nas previsões
relativas ao fundo de maneio e também, com desvios verificados em consequência,
por exemplo, da desvalorização da moeda ou da inflação.
O plano de
financiamento:
Determinado o montante do investimento
necessário, haverá que reunir os meios financeiros, designados por capitais,
indispensáveis à sua cobertura. A esta operação deve corresponder a elaboração
de um Plano de Financiamento.
Da composição dos capitais necessários
para fazer face às despesas de investimento fazem parte os capitais próprios e
os capitais alheios.
As fontes de financiamento dos capitais
próprios (que se destinam a assegurar o funcionamento da empresas com uma
margem de segurança), são o capital social, as prestações suplementares de
capital, o autofinanciamento e o capital de risco.
Não sendo de esperar que os capitais
próprios cubram todas as necessidades de financiamento da empresa, esta terá de
recorrer a capitais alheios cuja proveniência pode resultar de crédito de
fornecedores, empréstimos bancários, empréstimos obrigacionistas, empréstimos
dos sócios ou de locação financeira mobiliária e imobiliária.
Em qualquer dos casos, parte do
financiamento pode ainda resultar de subvenções financeiras existentes para o
efeito, sendo, no entanto, opinião de alguns especialistas em criação de
empresas que aquelas subvenções não devem ser contabilizadas no cálculo inicial
dos capitais próprios em virtude da sua concessão demorar necessariamente algum
tempo, situação que impede que as importâncias que lhe correspondem sejam
utilizadas para financiar o arranque da empresa.
Instalação da
empresa:
O funcionamento da empresa implica
necessariamente a existência de máquinas, equipamentos e instalações
apropriadas, meios que podem ser obtidos por compra ou por aluguer. No caso
específico das instalações poderá recorrer-se ao aluguer de instalações de terceiros,
à compra de instalações já existentes ou à compra de terreno e construção de
raiz.
A opção dependerá de diversos fatores e
deverá resultar da análise criteriosa das vantagens e desvantagens, dos custos
de cada solução e das disponibilidades financeiras existentes.
Localização:
A localização das instalações é mais ou
menos importante conforme a natureza da atividade a desenvolver pela empresa,
mas qualquer que seja o caso não pode ser negligenciada.
Se o empreendimento tem uma forte
componente comercial a escolha da localização é essencial uma vez que terá
influência direta nas vendas e nos custos de exploração. Neste caso a escolha
do local deve ter em conta:
- Os fluxos da clientela;
- A dinâmica comercial da rua ou da zona;
- As facilidades de acesso e de estacionamento;
- Os aspetos interior e exterior, o estudo de mercado realizado;
- Os custos.
Tratando-se de uma atividade de
serviços, a localização é menos importante que no caso anterior devendo, no
entanto, a escolha basear-se em aspetos relacionados com:
- A dimensão e disposição adequadas às necessidades do empreendimento;
- A funcionalidade das instalações;
- A localização dentro da cidade.
No caso de uma atividade industrial,
mantêm-se válidos os aspetos relativos à dimensão, disposição e funcionalidade,
não sendo a localização geográfica completamente neutra.
Na implantação de uma empresa
industrial, de acordo com a especificidade da atividade a desenvolver, as
características da construção, nomeadamente vãos livres, fundações e
divisórias, pavimentos, revestimentos das paredes, isolamentos térmico e
acústico, redes de água, elétrica e de esgotos, iluminação artificial,
climatização ou ventilação são outros aspetos fundamentais a ter em conta na
escolha das instalações.
Em todos os casos deve haver o cuidado
de verificar a situação legal da propriedade e a viabilidade de utilização
conforme os objetivos do projeto.
De
referir ainda que a utilização das instalações dos Centros de Empresas e Inovação
(BIC), Incubadoras e Ninhos de Empresas pode constituir a alternativa, numa
primeira fase, ao aluguer ou compra de instalações próprias.
8º Passo: contabilidade e planeamento financeiro:
Para além de uma imposição legal, a contabilidade
é, também, uma necessidade vital para a empresa.
Com efeito, revela-se da maior
importância para o empresário conhecer, em qualquer momento, a sua situação
patrimonial, as operações relativas ao seu negócio, os recursos de que pode
dispor, bem como poder justificar junto dos serviços fiscais, dos credores ou
da banca, entre outros, a natureza, a origem e a aplicação dos seus fundos.
A contabilidade da empresa exige um
conjunto de conhecimentos e de técnicas que o empresário comum, em princípio,
não domina. Poderá, então optar entre: a formação de recursos em contabilidade
e o recurso a profissionais neste domínio.
Todas as sociedades comerciais ou civis
sob a forma comercial, cooperativas, empresas públicas e demais entidades que
exerçam a título principal uma atividade comercial, industrial ou agrícola
constituem entidades que legalmente devem dispor de contabilidade organizada e
que, como tal, têm de ter obrigatoriamente os seguintes livros de
contabilidade:
- Livro de Inventário e Balanço;
- Diário;
- Razão;
- Copiador;
- Livro de Atas.
As sociedades anónimas e as sociedades
em comandita por ações devem ainda possuir o livro de registo de ações.
O Empresário em Nome Individual que não
possua contabilidade organizada está obrigado a possuir os seguintes livros:
- Livro de registo de compras de mercadorias ou
livro de registo de matérias-primas e de consumo;
- Livro de registo de vendas de mercadorias ou
livro de registo de produtos fabricados,
- Livro de registo de serviços prestados;
- Livro de registo de despesas e de operações
ligadas a bens de investimento;
- Livro de registo de mercadorias, matérias-primas
e de consumo, de produtos fabricados e outras existências à data de 31 de
Dezembro de cada ano.
A gestão
financeira:
A contabilidade produz dois documentos
essenciais à gestão da empresa: o balanço e a conta de exploração. Por outro
lado, no exercício da atividade futura da empresa, o empresário terá de gerir
com a maior precisão a tesouraria.
Ainda nesta fase do projeto de criação
da empresa é necessário incluir um conjunto de simulações (previsões)
financeiras, que irão servir de base há negociações futuras.
Resumidamente, poder-se-á afirmar que é
necessário preparar os seguintes documentos:
- O balanço (inicial e
do fim do primeiro ano) - que representa a situação patrimonial da empresa (o
que possui e o que deve) naqueles dois momentos;
- O plano de financiamento da empresa
(a três anos) - que permite prever a médio prazo os recursos da empresa e as
necessidades de financiamento;
- A conta de exploração previsional
(calculada geralmente para primeiros 3 ou 5 anos) - que exprime o resultado
líquido da exploração normal das atividades principais da empresa num dado
período através do registo dos proveitos e dos custos relativos à formação
daquele resultado;
- O
orçamento de tesouraria previsional (no mínimo para os primeiros
meses de atividade da empresa) - que regista o saldo financeiro inicial, todos
os pagamentos a efetuar e todos os recebimentos previstos.
9º Passo: o plano de negócios:
Tanto para o próprio criador de empresas
como para os seus eventuais interlocutores é indispensável apresentar os
estudos, análises e reflexões acompanhados de dados quantitativos num documento
próprio e bem redigido: o chamado "Plano de Negócios".
Este documento, que irá passar pelas
mãos de pessoas que não conhecem nem o projeto nem os promotores, funcionará
como embaixador de ambos, permitindo-lhes construir uma primeira opinião a
partir do conteúdo e da forma de apresentação.
Por outro lado, durante os primeiros
meses de existência da empresa, o Plano de Negócios constitui, para o novo
empresário, um referencial em termos de objetivos a atingir e da respetiva
programação e calendarização.
Saber
apresentar e "vender" o projeto:
O Plano de Negócios deve ser um
documento com elevado nível de objetividade e bem apresentado. Sempre que
possível a informação escrita deverá ser ilustrada através de diversos
elementos valorizadores do projeto.
Estrutura do
Plano de Negócios:
INTRODUÇÃO - Apresentação resumida
do criador e do seu projeto
CAPÍTULO 1 - O mercado e a envolvente externa
CAPÍTULO 2 - Os pontos fortes do empresário
CAPÍTULO 3 - A finalidade, as metas e os objetivos
CAPÍTULO 4 - As escolhas estratégicas
CAPÍTULO 5 - Os meios necessários
CAPÍTULO 6 - A estrutura da empresa
CAPÍTULO 7 - As previsões financeiras
ANEXOS
Plano de
Negócios:
Introdução:
O Empreendedor:
O sucesso de um projeto depende antes de
mais do seu promotor. Isto significa que antes de "vender" a imagem
do projeto o promotor deve-se procurar "vender" a sua própria imagem.
Nesta perspetiva, o promotor deve pôr em
evidência as suas qualidades e pontos fortes em relação ao projeto (formação,
experiência e motivações), juntando em anexo o seu Curriculum.
O projeto:
Da introdução deve constar uma exposição
breve do projeto:
- Localização;
- Pacto social;
- Características dos serviços ou dos produtos;
- Alguns números-chave relativos ao primeiro ano de
atividade (volume de vendas, resultados ou margem, investimento inicial).
Capítulo 1 –
O mercado e a envolvente:
Nesta parte do Plano de Negócios o
futuro empresário deve demonstrar que conhece o terreno que pisa e, portanto,
pôr em evidência as informações e os dados quantitativos utilizados na
determinação das escolhas estratégicas e dos meios e na elaboração das contas
previsionais.
Estes dados devem ter por base
informação sólida e sempre que possível deve-se fazer prova do que se escreve,
citando as fontes utilizadas, ou, se se trata de meras hipóteses ou projeções,
explicar como foram elaboradas.
A procura:
As clientelas potenciais;
- A que tipo de clientela se dirige o projeto? -
Quais são os mercados visados?
- E a que tipo de necessidades pensa dar resposta?
As características da procura;
- Informações e números sobre o volume e as
tendências da procura atual, passada e futura;
- Estado de saúde dos mercados: (em crescimento, em
estagnação ou em declínio).
O consumo:
- Informações qualitativas sobre os impedimentos ou
motivações identificados nos compradores e nos consumidores;
- Efeitos da sazonalidade;
- Comportamento dos compradores, se a decisão é coletiva;
- Quem faz surgir a necessidade;
- Quem formula a encomenda;
- Quem toma a decisão final de comprar.
A oferta:
Os produtos:
- Quais são os produtos (similares) existentes no
mercado, segundo a utilização, as funções e as diferentes gamas.
Características gerais da oferta:
- Número de concorrentes, agressividade da
concorrência e evolução tecnológica.
Os concorrentes:
Relativamente a 2 ou 3 principais
concorrentes (incluindo, se possível, o "leader" do mercado) devem-se
indicar os seguintes elementos:
- Dimensão (número de efetivos);
- Volume de vendas;
- Características dos serviços;
- Principais clientes;
- Imagem da empresa.
Os intermediários:
Devem ser identificados os futuros:
- Prescritores - pessoas ou entidades que podem
recomendar os produtos ou serviços da nova empresa a potenciais clientes;
- Parceiros comerciais e distribuidores - pessoas
ou entidades que podem comercializar os produtos através de uma comissão;
- Parceiros técnicos - pessoas ou entidades que
podem prestar apoio na conceção e na fabricação (subcontratantes).
A regulamentação:
Normas técnicas a respeitar,
obrigatoriedade de licenciamento, regulamentação comunitária.
Capítulo 2 –
Os pontos fortes do empresário:
O promotor do projeto deve apresentar
neste capítulo os seus pontos fortes em relação ao projeto, designadamente:
- Formação ou longa experiência no domínio;
- Gosto ou apetência particular para uma atividade
ligada ao projeto;
- Envolvente favorável (conselho ou ajuda por parte
de pessoas de família qualificadas na matéria, conhecimentos no meio
profissional).
Neste capítulo o futuro empresário, por
um lado, deve ser completo, tentando não esquecer nenhum aspeto importante e,
por outro, não deve ocupar um exagerado número de páginas com este tema.
É evidente que o empresário também tem
pontos fracos e dificuldades. No entanto, sendo o objetivo visado "vender"
a sua imagem é preferível não lhes fazer referência neste documento.
Capítulo 3 –
Finalidades, metas e objetivos:
Finalidade:
Não é inútil relembrar sucintamente a
natureza do projeto antes de fixar as dois ou três principais metas e de
calcular o objetivo de sucesso da nova empresa.
Metas:
Algumas metas fixadas a médio prazo
permitirão balizar o papel do futuro empresário e obrigá-lo-ão a conduzir a sua
empresa numa perspetiva de consolidação e desenvolvimento, mantendo-se
continuamente em ação.
Objetivos:
O primeiro objetivo da criação de uma
empresa é que ela corresponda a um negócio bem-sucedido e para tal, é
necessário calculá-lo de tal forma que seja sempre possível saber qual é a
posição relativamente ao fracasso ou ao sucesso e a que nível se situa neste
último.
Este cálculo efetua-se a partir de dados
precisos relativos ao mercado.
Deve-se em seguida verificar se as
capacidades da empresa permitem, sem criar problemas, responder às necessidades
do mercado.
Para além da utilidade de que se reveste
na ótica da construção do plano de ação para o primeiro ano ou para os
primeiros tempos de atividade da empresa, a identificação dos objetivos serve
igualmente como termo de referência para o empresário repensar e por em ação as
estratégias que lhe permitam atingi-lo.
Capítulo 4 –
As escolhas estratégicas:
A análise de mercado e da envolvente
externa à empresa, bem como dos pontos fortes do empresário e dos objetivos a
atingir, levam a fazer escolhas estratégicas:
O futuro empresário deve demonstrar toda
a coerência do projeto e, ao mesmo tempo demonstrar as suas capacidades de se
impor como chefe da empresa.
Com base em dados qualitativos e
quantitativos precisos deverão ser apresentadas as escolhas estratégicas feitas
em termos de implantação, produtos, clientela, margens (resultados), bem como
de política de preços e de comunicação.
Estes aspetos deverão ser abordados
segundo a importância que têm no projeto e essa ordem é, evidentemente,
variável de projeto para projeto.
Capítulo 5 –
Os meios:
A relação e quantificação dos meios deve
estar de acordo com as escolhas estratégicas feitas e com as informações
recolhidas da envolvente externa da empresa.
É preciso não esquecer que uma das
principais causas de insucesso das empresas nascentes é a insuficiência de
meios em quantidade e em qualidade e que a imprecisão nesta matéria põe em
sérios riscos a credibilidade do empresário.
Este aspeto foi já desenvolvido quando
se apresentou o 7º Passo - "Meios financeiros, materiais e humanos.
Capítulo 6 –
Organização e estatutos:
No que diz respeito à organização, é
importante que o promotor mostre que tem competência (sozinho ou em conjunto
com colaboradores) para assegurar todas as áreas funcionais da empresa: gestão
geral, contabilidade e finanças; vendas e marketing; produção, investigação (se
for caso disso), gestão do pessoal, etc.
Mesmo que a aquando do arranque da
empresa o empresário esteja sozinho ou conte com um número muito restrito de
colaboradores é necessário saber quem vai fazer o quê, tanto dentro da empresa
como no seu exterior.
No que concerne a forma jurídica da
empresa, deve justificar com precisão a escolha feita e caso os estatutos já
estejam redigidos, poder-se-á anexar um exemplar.
A escolha da forma jurídica da empresa vai determinar o seu modelo de
funcionamento.
Neste contexto, a opção por um
determinado estatuto jurídico deve ser tomada de modo a valorizar os pontos
fortes da futura empresa tendo, no entanto, em atenção as características que
melhor se adaptem às expectativas de desenvolvimento.
As formas jurídicas mais comuns são:
- Empresa Individual / Empresário em Nome Individual;
- Sociedade por quotas
- Sociedade Anónima
Outras formas jurídicas menos frequentes
são:
- Estabelecimento Individual de Responsabilidade Limitada, EIRL
- Sociedade Unipessoal por Quotas
- Sociedade em Comandita
- Sociedade em Nome Coletivo
- Cooperativa
Capítulo 7 –
As previsões financeiras:
O Plano de Negócios deve incluir
obrigatoriamente a quantificação das previsões financeiras, designadamente,
através da apresentação das “Contas de Exploração”, do “Balanço Inicial”, do
“Balanço ao fim dos primeiros três anos”, do “Plano de Financiamento” e do
“Plano de Tesouraria”.
A apresentação de todos estes números
deverá será ser particularmente cuidada para que todas as pessoas que
analisarem o projeto compreendam o que eles significam e para que reflitam bem
a realidade e as escolhas feitas.
Refira-se que, por vezes, é necessário
pormenorizar e explicitar algumas categorias de despesas.
Anexos:
Por fim,
o promotor poderá anexar a este documento os elementos que permitam ilustrar de
uma forma nítida o seu propósito (por exemplo, o plano da futura implantação,
etc.) ou elementos técnicos que não tenham lugar no corpo do documento (por
exemplo, orçamentos de fornecedores, cartas-compromisso de clientes, etc.)
10º Passo: constituição legal da empresa:
A passagem da ideia à empresa implica,
necessariamente, o conhecimento das formalidades associadas à legalização da sua
atividade e o contacto com um conjunto de entidades cujas atribuições e
atividades se enquadram no, por vezes longo, processo de criação / constituição
legal de uma empresa.
Nesta etapa, chama-se a atenção para os
aspetos mais significativos relacionados com a tramitação, documentação e
custos associados, tanto no caso da escolha da forma jurídica da empresa ter
recaído sobre a figura de Empresário em Nome Individual como no caso da opção
ter sido a Sociedade.
Formalidades
legais:
Empresa individual
/ Empresário em Nome Individual:
1 - Pedido de Certificado de
Admissibilidade de Firma ou Denominação
O Empresário em Nome Individual só será obrigado a requerer o certificado
de admissibilidade de firma se pretender inscrever-se no Registo Comercial com
firma diferente do seu nome civil completo ou abreviado (D.L. nº 42/89, de 3
Fevereiro).
2 - Pedido de cartão de
identificação
Tem como finalidade a obtenção de cartão de identidade válido que permita
ao empresário identificar-se, como tal, em todos os atos e contratos em que
intervenha.
Este cartão deve conter a indicação do Número de Identificação de Pessoa
Coletiva (NIPC) e, ainda, o nome ou firma do empresário, o domicílio, a
caracterização jurídica, a atividade principal e o número do bilhete de
identidade, para além de mencionar o código da sua atividade económica.
3 - Declaração de Início de
Atividade
Pretende-se a regularização da situação fiscal do empresário individual, a
fim de dar cumprimento às suas obrigações de natureza fiscal.
4 - Registo Comercial
Tem como finalidade dar publicidade à situação jurídica, entre outros, dos
empresários individuais.
5 - Comunicação obrigatória
ao Instituto de Desenvolvimento e Inspeção das Condições de Trabalho
O empresário em nome individual, como entidade sujeita à fiscalização do
Instituto de Desenvolvimento e Inspeção das Condições de Trabalho, deverá
comunicar, por ofício, à respetiva delegação da área onde se situa o seu
estabelecimento, o endereço deste, ou dos locais de trabalho, o ramo de atividade,
o seu domicílio e o número de trabalhadores.
Esta comunicação é obrigatória e deverá ser feita anteriormente ao início de
atividade.
6 - Inscrição do empresário
na Segurança Social
Tem como finalidade a identificação do empresário como beneficiário dos
serviços e prestações a realizar por aquele organismo de forma a estar
abrangido pelos regimes da proteção social.
7 - Inscrição da empresa
individual na Segurança Social
Destina-se a identificar a empresa como contribuinte daquele organismo,
sempre que o empresário tenha contratado trabalhadores ao seu serviço, ficando
responsável pelo pagamento das respetivas contribuições.
Sociedade:
1 - Elaboração dos
Estatutos
Depois de escolhido o tipo de sociedade deverá ter lugar a elaboração dos
estatutos ou pacto social.
2 - Escritura Pública
de Constituição
Mediante a apresentação da minuta dos estatutos, do certificado de
admissibilidade da firma, do certificado do depósito efetuado em qualquer banco
e dos bilhetes de identidade dos futuros sócios (além de outros documentos que
sejam eventualmente necessários para casos especiais) poderá outorgar, em
cartório notarial à sua escolha, a escritura pública de constituição da
sociedade.
3 - Certificado de
Admissibilidade de Firma
Quando iniciar a elaboração dos estatutos deve, simultaneamente, requerer
ao Registo Nacional de Pessoas Coletivas o certificado de admissibilidade da
firma ou denominação.
4 - Registo Comercial
O registo comercial destina-se a dar publicidade à situação jurídica das
sociedades comerciais, das sociedades civis sob forma comercial tendo em vista
a segurança do comércio jurídico.
5 - Inscrição no
Ficheiro Central de Pessoas Coletivas
Uma vez efetuada a inscrição no ficheiro central de pessoas coletivas do
RNPC é por este emitido o Cartão de Identificação que deverá conter a indicação
do NIPC (número de identificação de pessoa coletiva), do nome, firma ou
denominação, do domicílio ou sede, da caracterização jurídica, da atividade
principal e, no caso de pessoas coletivas, a data da constituição.
6 - Número Fiscal do
Contribuinte
Para efeito de atribuição de número fiscal, o D.L. n.º 463/79, de 30 de
Novembro, estabelece a obrigatoriedade de todas as pessoas coletivas e
equiparadas, se inscreverem em qualquer Repartição de Finanças.
7 - Comunicação
obrigatória ao Instituto de Desenvolvimento e Inspeção das Condições de
Trabalho
Esta comunicação é obrigatória e deverá ser feita anteriormente ao início
de atividade.
8 - Inscrição da
empresa na Segurança Social
Destina-se a identificar a empresa como contribuinte daquele organismo,
sempre que o empresário tenha contratado trabalhadores ao seu serviço, ficando
responsável pelo pagamento das respetivas contribuições.
Com o objetivo de facilitar o processo
de constituição, alteração ou extinção de empresas, estão disponíveis as Lojas
de Empresa que são serviços de atendimento e de prestação de informações aos
utentes.
Consistem na instalação física, num único local, de delegações ou extensões dos
Serviços ou Organismos da Administração Pública que mais diretamente intervêm
nas formalidades legais associadas a qualquer dos atos anteriormente referidos.
Estão
presentes em cada Loja de Empresa:
• Um
corpo técnico de atendimento (AMA)
• Uma delegação do RNPC – Registo Nacional de Pessoas Coletivas (IRN)
• Um Cartório Notarial (IRN)
• Uma Extensão do Instituto da Segurança Social, PI (ISS, IP)
• Um Gabinete de Apoio ao Registo Comercial (IRN)
• Um Posto de Atendimento da “Empresa na Hora” (IRN)
• Um balcão da Caixa Geral de Depósito (CGD)
Circuito
de Correspondência:
Como
se faz?
Ø O circuito da correspondência não é
mais do que as fases pela qual a correspondência passa dentro e fora da
empresa, desde o remetente até ao destinatário.
Ø Estas fases são:
1. A abertura;
2. O registo de entradas;
3. A distribuição;
4. A resposta ao arquivo;
5. A assinatura;
6. O registo de saída e a expedição e
arquivo.
1) Na fase de ABERTURA, é importante ter
atenção, ao modo como as cartas são dobradas, de modo a não danificar o
conteúdo da carta;
2) REGISTO tal como na receção e na
abertura deverá ser realizada por um só departamento, uma vez que se deve tirar
sempre uma cópia dos originais recebidos. Esta deverá ser feita após colocar o
respetivo carimbo que contém a data e o número da entrada, porém há empresas
que utilizam o Livro de Registo para a correspondência;
3) DISTRIBUIÇÂO, tem inúmeras formas de
ser feita, mas sempre com o controlo do Livro de Protocolo;
4) RESPOSTA OU ARQUIVO, após a leitura
da correspondência, o destinatário dá-lhe o devido tratamento, esta segue
diretamente o arquivo, caso contrário a correspondência requer uma resposta.
Ø Devem ter RESPOSTA imediata todas as
questões urgentes; após terminada a carta de resposta, caso seja necessário,
ela deve ser de novo lida e assinalada pela direção da empresa ou pelo responsável
do serviço, dependendo dos casos; tal como na entrada da correspondência,
também se regista a saída desta, é esta a fase do registo de saída.
Ø O REGISTO é feito no livro de
Protocolo, sendo o seu riscado idêntico ao das entradas, e as cópias são separadas
dos originais para seguirem caminho; por último, temos a expedição e o arquivo,
onde é importante verificar antes de a carta ser inserida no sobrescrito se
está datada e assinada, se contém o material necessário referido em anexo e se
o endereço ao do sobrescrito.
5) Já a correspondência pode ser, por
sua vez, comercial ou oficial, particular ou pessoal.
Receção:
Como
se faz?
·
Olhe
para a pessoa que está a sua frente;
·
Preste
atenção no que a pessoa está a dizer/pedir;
·
Se
você atende alguém de braços cruzados demonstra que não está interessado
naquele assunto;
·
Não
se sente em cima das pernas dentro de uma receção;
·
Não
coma pastilha elástica;
·
Responda
a uma pergunta sempre com uma resposta e não com outra pergunta;
·
Tenha
postura. Sente-se em uma posição que indique que está interessado em ajudar;
·
Mantenha
sempre a mesa em ordem;
·
Tente
evitar fazer ou receber telefonemas pessoais dentro do ambiente de trabalho.
Abertura
e Registo da Correspondência:
·
No
que diz respeito à abertura da correspondência é importante referir a forma
como se faz e os cuidados a ter para evitar estragar o conteúdo;
A
abertura pode ser:
·
Manual;
·
Com
ajuda de máquinas;
Na abertura
manual recorre-se frequentemente a tesouras ou a corta-papéis.
Na abertura
com recurso à máquina utilizam-se guilhotinas que permitem uma maior rapidez de
execução do trabalho.
Organização
e Manutenção do Arquivo:
O
que é o arquivo:
Arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma
organização, firma ou indivíduo, que os mantém
ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas
atividades.
Para que serve o arquivo:
Serve para:
·
Recolher
e ordenar todos os documentos que circulam na empresa;
·
Avaliar e
selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação;
·
Garantir
o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da empresa;
·
Arquivar
os documentos, visando a preservação da informação;
·
Conservar
e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a
sua perda;
·
Executar
as funções específicas conforme a organização e administração da instituição.
Tipos
de requisitos do arquivo:
Requisitos de software tem três tipos básicos - Requisitos de negócio,
requisitos de usuário e requisitos funcionais. Alguns sistemas tem alguns outros
requisitos não funcionais.
Requisitos de negócio representam os objetivos da
organização ou do cliente que requisita o sistema. Geralmente vêm do
patrocinador do projeto, do cliente que adquire, do gerente dos usuários,
do departamento de marketing, ou de um visionário do produto.
Requisitos de usuário descrevem os objetivos do
usuário ou tarefas que os usuários precisam executar com o produto. Uma boa
maneira de representar requisitos de usuário incluem casos de uso,
descrição de cenário, e tabelas de evento-resposta. Podem ser descritos como ”o
que o usuário vai ser capaz de fazer com o sistema”. Um exemplo de caso de uso
é “Fazer uma Reserva” usando um avião, um carro alugado, ou um site de hotel.
Requisitos funcionais especificam a funcionalidade do sistema
que os desenvolvedores precisam construir no produto para que os usuários
possam executar suas tarefas, satisfazendo também os requisitos de negocio. As
vezes chamado de Requisitos de procedimentos, eles são tradicionalmente
conhecidos os “deve”: “O sistema DEVE enviar um e-mail com a confirmação de
reserva para o usuário”.
O termo Requisitos de Sistema descrevem um requisito de auto
nível para um produto que contem múltiplos subsistemas. Um sistema pode ser
todo o software ou pode incluir tanto o software e o hardware. Pessoas são
parte do sistema também, certas funções de sistemas precisão alocar humanos
para iniciar.
Tipos
de arquivos:
Na frequência do uso ou consulta,
existem três tipos de arquivos: Arquivo Ativo,
Arquivo Inativo e Arquivo Morto.
Arquivo
Ativo: mantém
arquivados os documentos e papéis de uso, consulta e referência constante e
atuais, ou que se encontram em fase de conclusão.
Arquivo Inativo: guarda
documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou
referência.
Arquivo Morto: armazena
documentos de frequência de uso, consulta ou referência quase nulas, mas mesmo
assim são significantes e precisam ser guardados, e inclusive organizados como
um arquivo ativo.
* Arquivos Inúteis ou Imprestáveis devem ser
destruídos.
De que forma pode funcionar um
arquivo informático:
Sistema de ficheiros ou sistema
de arquivos é a forma
de organização de dados em algum meio de armazenamento de dados em massa
frequentemente feito em discos magnéticos. Sabendo
interpretar o sistema de arquivos de um determinado disco, o sistema operacional pode decodificar os dados
armazenados e lê-los ou gravá-los.
Fazendo analogias, tal organização assemelha-se a uma biblioteca escolar. O bibliotecário organiza os livros conforme um padrão, cuja busca,
convenientemente, procura deixar mais fácil, sem ocupar muitas prateleiras e
assegurando a integridade deste. Ainda, certamente, organiza os livros segundo
suas características (assunto, censura, etc.). Depois de organizados, ou
durante a organização, o bibliotecário cria uma lista com todos os livros da
biblioteca, com seus assuntos, localizações e códigos respetivos.
Aplicando a
analogia à informática, o sistema operacional seria o bibliotecário da
"biblioteca de dados" do computador, o disco de armazenamento.
Exatamente igual à organização de uma biblioteca, o sistema operacional guarda
os dados nos espaços vazios do disco, rotulando-os com um FCB- File Control Block- (Bloco de Controle de Arquivo) e
ainda criando uma lista com a posição deste dado, chamada de MFT- Master File Table- (Tabela de Arquivos Mestre). Sabendo a
posição do arquivo a ser aberto/gravado, o sistema operacional solicita a leitura
desta, decodifica/codifica e realiza a abertura/gravação do dado.
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